KBS bildirimi nasıl yapılır?
Otel, apart ve pansiyonlar için Kimlik Bildirim Sistemi rehberi: kim bildirir, hangi bilgiler gerekir, hangi hata ne anlama gelir ve nasıl çözülür.
Son güncelleme: Eylül 2026
KBS nedir, kim bildirim yapar?
Kimlik Bildirim Sistemi (KBS), konaklama tesislerinin tesiste kalan kişileri kolluk kuvvetine bildirdiği sistemdir. Otel, apart, pansiyon, butik otel ve benzeri tesisler bu yükümlülüğe tabidir.
En sık atlanan nokta şudur: bildirim odaya değil, kişiye bağlıdır. Üç kişilik bir ailenin tek odada kalması üç ayrı bildirim demektir. Tek bildirimle üç kişiyi geçiştirmek mümkün değildir; sistemde her misafirin kendi kaydı oluşur.
Bu sayfa uygulamada karşılaşılan durumları anlatır, hukuki görüş değildir. Yürürlükteki yükümlülükleri, süreleri ve idari yaptırımları bağlı bulunduğunuz kolluk biriminden ya da mali müşavirinizden teyit edin.
Bildirim için hangi bilgiler gerekir?
T.C. vatandaşı bir misafir için tipik olarak şunlar istenir:
- T.C. kimlik numarası
- Ad ve soyad
- Doğum tarihi
- Anne adı ve baba adı
- Cinsiyet
- Giriş (ve çıkışta çıkış) tarihi
Yabancı misafirde T.C. kimlik numarası yerine pasaport/belge numarası ve uyruk gerekir; anne ve baba adı istenmez.
Anne ve baba adı neden sorun çıkarır?
Yeni çipli T.C. kimlik kartında anne adı, baba adı ve doğum yeri arka yüzde yazar. Ön yüzde T.C. numarası, ad, soyad, doğum tarihi, cinsiyet, uyruk ve seri numarası bulunur.
Yani kimliğin yalnızca ön yüzünü okuyan bir sistem, KBS’de zorunlu olan iki alanı hiçbir zaman dolduramaz. Resepsiyonist bunları her misafirde elle yazmak zorunda kalır — kimlik okumanın kazancı da burada kaybolur. Kartın iki yüzü de okutulmalıdır.
Bildirim nasıl gönderilir?
İki yol vardır:
- Web arayüzü: Misafir bilgileri KBS’nin kendi ekranından elle girilir. Küçük tesiste yapılabilir ama yoğun günde hataya ve gecikmeye açıktır.
- Tesis web servisi: Otel yazılımı bildirimi doğrudan gönderir. Resepsiyonist ayrıca bir şey yapmaz. Bunun için tesise ait kullanıcı bilgileri ve kayıtlı bir IP adresi gerekir.
Sabit IP şartı: bulut yazılımların takıldığı yer
KBS web servisi, çağrının tesisin KBS arayüzünde kayıtlı IP adresinden gelmesini şart koşar. Kayıtlı olmayan bir adresten gelen istek reddedilir.
Bulut sunucularının dışarı çıkış adresi ise sabit değildir; zamanla ve bölgeye göre değişir. Sonuç: bulutta çalışan otel yazılımlarının çoğu ya KBS’yi hiç yapmaz, ya da size bir dosya indirtip “bunu KBS’ye siz yükleyin” der.
Çözüm, bildirimi tesisin kendi sabit IP’sinden çıkarmaktır. otelcms bunu tesiste çalışan küçük bir aktarıcıyla yapar: aktarıcı hiçbir port açmaz, yalnızca dışarı bağlanır; yazılımın geri kalanı bulutta kalır.
Sık alınan hatalar ve ne anlama gelirler
KBS servisinin döndürdüğü kod ve mesajlar kısadır; ne yapılacağını söylemezler. Sahada en çok karşılaşılanlar:
| Mesaj | Gerçek sebep | Ne yapılır |
|---|---|---|
Yetkisiz IP(yetki hatası) |
Çağrıyı yapan IP tesisin KBS kaydında tanımlı değil. | Bildirimi gönderen makinenin genel IPv4 adresini KBS arayüzünde tesise ekleyin. Sunucunun IPv6 adresi işe yaramaz; KBS IPv4 bekler. |
Şifre Hatalı(yetki hatası) |
IP artık kabul ediliyor ama kimlik bilgileri tutmuyor. | Tesisin web servis şifresi, KBS arayüzüne giriş şifrenizden farklı olabilir. KBS arayüzünden web servis bilgilerini doğrulayın. |
Gönderdiğiniz Kimlik No ya ait tesisinizde müşteri kaydı yoktur |
Çıkış bildirimi gönderildi ama o misafirin girişi KBS’ye hiç ulaşmamış. | Önce girişin kabul edilmesi gerekir. Girişi başarısız kalmış bir misafir için çıkış göndermek her zaman reddedilir. |
Girdi hatası |
Zorunlu bir alan boş ya da biçimi hatalı. | Genellikle anne/baba adı ya da doğum tarihidir. Kartın arka yüzünü okutmak çoğu vakayı kapatır. |
Pratikte işi kolaylaştıran dört alışkanlık
- Kimliğin iki yüzünü de okutun. Arka yüz olmadan anne ve baba adı gelmez.
- Bildirimi check-in anında yapın. Akşama biriktirilen bildirimler unutulur.
- Girişi başarısız olan misafiri takip edin. Girişi gitmemiş bir kayıt, çıkışta ikinci bir hata üretir.
- Sabit IP kullanın. Dinamik IP’li bir bağlantıda adres değiştiği gün bildirimler yeniden reddedilmeye başlar.
otelcms bunu nasıl yapıyor?
Check-in sırasında kimliğin iki yüzü okunur, alanlar kendiliğinden dolar ve her misafir için ayrı bildirim üretilir. Bildirim, tesiste çalışan sabit IP’li aktarıcı üzerinden gider. İnternet kesilirse kayıt cihazda bekler, bağlantı gelince kendiliğinden gönderilir.
Sık sorulanlar
Bildirimi ne zaman yapmalıyım?
Uygulamada doğru olan, misafir tesise girdiği anda bildirmektir. Yasal süreyi bağlı olduğunuz kolluk biriminden teyit edin; bekletmenin hiçbir faydası yoktur.
Çıkışta da bildirim gerekir mi?
Evet, misafirin tesisten ayrıldığı da bildirilir. Çıkış bildirimi girişle eşleşir; girişi kabul edilmemiş bir misafirin çıkışı reddedilir.
Kimlik fotokopisi almak zorunda mıyım?
Bildirim için gereken şey bilgidir, fotokopi değil. Kişisel veriyi gereksiz saklamak KVKK açısından size yük getirir. otelcms varsayılan olarak kimlik fotoğrafını saklamaz.